Akquise organisieren: 7 Punkte, wie Sie am Telefon den Überblick behalten

Vor Ihnen kämpfen Zettel um Ihre Aufmerksamkeit.

Haftnotizen, To-Do-Listen, schnell hingekritzelte Erinnerungen.

… die nicht viel helfen, denn Sie fragen sich trotzdem:

Was habe ich heute eigentlich geschafft?

Sie wollten bei der Kundenansprache weiterkommen.

Eigentlich.

Denn dem Chaos auf Ihrem Schreibtisch eifert das Chaos in Ihrem Kopf nach.

Sie haben keine Idee, wo Sie zuerst anfangen sollen.

Darf ich einen Vorschlag machen?

Lassen Sie uns vor dem nächsten Kundenanruf einen Plan machen …

Wie Sie Akquise organisieren, schneller werden und so mehr Kunden gewinnen

Das Akquise System, das wir Ihnen hier vorstellen, haben wir über Jahre entwickelt. Es dient der Planung der Kundengewinnung. Mike startete damit, als er noch angestellt im Vertrieb arbeitete.

Ich baute es später aus für meine Telefonakquise Projekte aus. Viele unserer Kunden nutzen es.

Auch wenn Sie Einzelunternehmer sind oder eine kleine Firma haben. 

Es funktioniert so gut, dass einige damit ihre Umsätze verdoppelt haben.

Doch vorab müssen Sie Zeit einplanen, um den Plan aufzusetzen.

Wie viel?

Das hängt davon ab, wo Sie stehen.

Sind Sie bereit? Los geht es …

Inhaltsverzeichnis

Warum Akquise organisieren?

Telefonakquise ist eines der Dinge, die leicht „hinten rüber fallen“. Im Arbeitsalltag gibt es immer etwas, das wichtiger ist. Scheinbar oder tatsächlich.

Haben Sie dann Zeit, stehen Sie vor einem gefühlten Berg von Möglichkeiten … und sind ratlos, was Sie JETZT tun sollen. Bis Sie sich entscheiden können, ist Ihr Zeitfenster wieder zu.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Des Rätsels Lösung: Sie müssen Ihre Kundengewinnung organisieren.

So wie Sie Ihren Urlaub organisieren. 

Sie kämen wahrscheinlich nie auf die Idee, Zeitpunkt, Ziel, Dauer und spezielle Aktivitäten in den schönsten Wochen des Jahres dem puren Zufall zu überlassen.

Ähnliches gilt für die Organisation der Akquise.

Und je besser Sie Ihre Akquise organisieren, umso mehr Erfolg werden Sie haben. Was sich automatisch auf Ihre Motivation auswirken wird … hier mehr dazu:

#1: Kalkulation der Akquise Anrufe

Unser Gehirn braucht knallharte Fakten. Wollen Sie einfach so drauf los telefonieren, klappt das nur für die wirklich beinhart-disziplinierten. Ich gehöre dazu nicht.

Weshalb unsere Akquise-Systematik mit Mathe startet.

Sie errechnen, wie viele Akquise-Telefonate Sie führen müssen, um auf Ihren gewünschten Jahresumsatz zu kommen.

Das Akquise-Planspiel

Nutzen Sie dazu Ihre Erfahrungswerte bei der Kundenakquise. Falls Sie diese Zahlen noch nicht kennen, schätzen Sie. (Oder fragen Sie Kollegen.)

Wir werten später aus, wie die Zahlen tatsächlich sind.

Ziel100.000 Euro
Ø Auftragswert4.000 Euro
Benötigte Aufträge25
Benötigte Kunden (Termine) / Auftrag3
Benötigte Anrufe / Termin8
Benötige Anrufe600
Benötigte Zeit pro Anruf5 Minuten
Benötigte Zeit insgesamt50 Stunden
Benötigte Zeit / Arbeitstag13,6 Minuten
Benötigte Zeit / Monat4,16 Stunden

Anleitung

Sagen wir, Sie wollen 100.000 Euro Umsatz erzielen. Nehmen wir weiter an, der durchschnittliche Auftragswert Ihrer Angebote beträgt 4.000 Euro.

Das bedeutet, Sie benötigen 25 Aufträge für Ihren Gesamtumsatz. 

Aus Erfahrung wissen Sie, Sie benötigen drei Kundentermine für einen Auftrag, 8 Anrufe bis zum Termin, was gesamt 600 Anrufen entspricht.

Pro Kundenanruf benötigen Sie 5 Minuten. Daraus ergeben sich 50 Stunden Gesamtaufwand für die Telefonakquise. (Was 13,6 Minuten pro Tag und 4,16 Stunden pro Monat sind.)

Sobald Sie diese Zahlen kennen, wird alles leichter.

Denn unser Gehirn benötigt konkrete Angaben, um loszulaufen. Wenn es nicht weiß, was es tun soll, dann tut es nichts. (Was eigentlich schlau ist und uns davor bewahrt, unnötig Energie zu vergeuden.)

Fünf Minuten pro Akquise-Telefonat?

Glauben Sie mir, es geht noch kürzer …

Die Voraussetzungen dafür sind Technik, eine sehr gute Zielkunden-Definition und störungsfreies Arbeiten.

Deshalb ist es für erfolgreiche Telefonakquise so entscheidend, dass Sie einige Vorarbeiten durchführen. Oder durchführen lassen. Denn Sie können sich selbst ein Umfeld schaffen, dass Sie motiviert, die nötige Arbeit zu tun.

Es funktioniert.

Und Sie schlagen damit zwei Fliegen mit einer Klappe: SIE klingen überzeugender, weil weniger gestresst.

Was sich automatisch auf bessere Kundengespräche auswirkt.

Lesen Sie hier mehr zu Kennzahlen im Vertrieb:

#2: Geschwindigkeit durch Technik: Ihre Daten

Das kann ein CRM System sein, muss es aber nicht.

Doch wenn Sie mehr Kunden gewinnen wollen startet das bei besserer Organisation.

Mit wem haben Sie was, wann besprochen?

Falls Sie sich bei dem Gedanken an CRM lieber Zahnstocher unter die Fingernägel stecken wollen … warten Sie noch.

Am Ende dieses Abschnitts verraten wir Ihnen eine CRM-freie Variante.

Ein Customer Relationship Management System oder CRM ist eine Möglichkeit alle Informationen zu Kunden an einer Stelle zu speichern.

Das bedeutet, Sie

vergessen kein Telefonat, weil Sie in Sekunden eine automatische Erinnerung einstellen können.

wissen immer, was der letzte Stand der Dinge ist, weil Sie die Daten sehr schnell pflegen können.

erkennen Ihre profitabelsten Käufer und können Ihre Anstrengungen auf diese Kundengruppe richten.

Und das wiederum bedeutet: Zettelwirtschaft ade.

Die Wiedervorlage von Kontakten klappt. (Vorausgesetzt, man hört auf sie …).

Kein Termin geht mehr verloren. Und letztlich profitiert davon der Umsatz. Je nach Grad der Un-organisiertheit sogar gewaltig.

Was tatsächlich viel Zeitaufwand bedeuten kann, ist das Finden des richtigen Tools. Und dessen Installation.

Welches CRM ist das Richtige?

Das kommt sehr darauf an, was das Tool abdecken soll und welche Schnittstellen benötigt werden.

Wie viel Sie ausgeben wollen spielt ebenfalls eine Rolle. Wobei das wiederum davon abhängt, wie viel Sie durch Ihr verbessertes Kunden-Management gewinnen.

Unser Tipp:

Legen Sie fest, was Ihnen bei der Anschaffung wichtig ist. Diese Fragen helfen Ihnen dabei:

  1. Wie intuitiv (leicht bedienbar) ist das System?
  2. Soll es eine deutschsprachige Benutzeroberfläche haben?
  3. Müssen Sie bestehende Daten importieren?
  4. Wollen Sie Social-Media einbinden?
  5. Welche Schnittstellen (Beispiel Newsletter-Software) benötigen Sie?
  6. Muss sich der Speicherort innerhalb der EU befinden? (Datenschutzrichtlinien).
  7. Wie viel wollen Sie investieren?
  8. Spielt die Ausbaufähigkeit eine wichtige Rolle? (Firmenwachstum).
  9. Welche Computer nutzen Sie? (Nicht alle Tools laufen auf Apple.)

Das Angebot ist sehr unübersichtlich. Was bedeutet: Es gibt sehr viele Anbieter.

Wir können also keine Empfehlung aussprechen – und wollen es auch gar nicht. Ziel ist es, Ihnen einen ersten Überblick an die Hand zu geben.

Danach können Sie sich mit eigenen Kriterien eine Handvoll Systeme anschauen und entscheiden.

Salesforce

Das wahrscheinlich bekannteste CRM Tool ist Salesforce. Ich kenne es noch aus meiner Zeit im Softwarevertrieb, wo es praktisch „der Standard“ war.

Es ist auch das mächtigste CRM, bedenkt man die vielen Funktionen und Schnittstellen, die es noch dazu mit deutschsprachiger Oberfläche gibt.

Ob eine kleine Firma oder ein Einzelunternehmer das braucht, hängt wie erwähnt von den Anforderungen ab.

Act!

Mit Act! haben sowohl Mike als auch ich viele Jahre gearbeitet. Es bietet eine puristische Lösung für Einzelnutzer und kleine Teams.

Wer schwerpunktmäßig Kundenverwaltung sucht und nicht viele Zusatzwünsche hat, ist mit diesem Tool gut bedient.

Act! ist für Anwender, die nach einer möglichst preisgünstigen Variante suchen.

Beispielsweise diese Variante.

Infra Struktur

Auf dieses System hat uns ein Kunde aufmerksam gemacht. Er empfand die meisten Tools empfand für seine kleine Firma als „überdimensioniert“ und zu kompliziert in der Anwendung.

Infra Sruktur ist seiner Meinung nach einfach in der Anwendung, allerdings kein echtes „Schnäppchen“.

CentralStationCRM

CentralStationCRM Ist ein deutscher Anbieter, der ebenfalls kleine Firmen und Einzelunternehmer anspricht.

Die Bedienung ist intuitiv.

Wer aus datenschutzrechtlichen Gründen als Speicherort die EU benötigt, ist mit dieser Lösung ebenfalls gut bedient.

Die Alternative zum CRM

Eine Datenbank. Beispielsweise, wie sie in Ihrem Microsoft Office Paket vorhanden ist.

Jede Automatisierung – auch der Wahlvorgang – spart für Sie Zeit. ©TelefonArt

Es ist die sparsamste Variante. Sie müssen sich lediglich in die Funktionen einarbeiten.

Der Nachteil:

Wenn Sie sich zu lange an eine Arbeitsweise gewöhnen, wird es schwerer mit der Umstellung.

Denken Sie daran: Wenn Sie Ihre Akquise organisieren, werden Sie definitiv Zeit sparen.

Die einzige Frage ist: Wie viel Zeit?

Merke: Organisation ist der erste – und entscheidende Schritt, wenn Sie mehr Umsatz erzielen wollen.

(Für Mac Nutzer: Auch hierfür existiert eine solche Datenbank.)

Übrigens: CRM-Tools gibt es auch als kostenlose Versionen unterschiedlicher Anbieter. Einfach den Ausdruck „kostenlose CRM Lösung“ in Ihre Suchmaschine eingeben und Sie erhalten Vorschläge.

Hier mehr zu dem Thema:

#3: Was tun mit Alt-Daten?

Gut möglich, dass an dieser Stelle die meiste Arbeit auf Sie wartet. Doch das Problem ist, dass alte, ungepflegte Datensätze mehr Arbeit machen können, als die Recherche neuer Daten.

Ein Tipp:

Wenn Sie ernsthafte Gründe haben, alte Kundendaten nicht zu löschen, überprüfen Sie diese Daten. Aber tun Sie das nicht selbst.

Engagieren Sie einen Studenten oder Freelancer, der das für Sie macht.

Trennen Sie sich auch von „Karteileichen“.

Das sind C-Kunden, die Sie womöglich seit Jahren eher halb-herzig anrufen. Oder von rechts nach links räumen und eigentlich ahnen, dass es nichts bringt.

Ein wichtiger Punkt, wollen Sie bei der Kundengewinnung Zeit sparen: Arbeiten Sie mit aktuellen Daten und qualifizierten Zielkunden.

Hier mehr dazu:

#4: Neue Daten einpflegen, weitere Schritte vorbereiten

Dieser Schritt versteht sich von selbst.

Wenn es die Menge Ihrer Daten oder Adressen erlaubt, vergeben Sie gleich Termine für die erneute Kontaktaufnahme mit Ansprechpartner, die vielleicht lange nicht mehr von Ihnen gehört haben.

Bewerten Sie Ihre Kontakte.

Das bedeutet: Nehmen Sie sich nicht 2.000 Kundenanrufe vor. Sortieren Sie nach A, B und C Kunden.

Bei neuen Projekten, oder wenn Sie mit der Telefonakquise erst starten: Machen Sie Test-Anrufe mit C-Kunden, also weniger wichtigen Kontakten.

Erst mit mehr Übung wechseln Sie. (Übrigens nimmt auch dieser Tipp die Angst vor der Telefonakquise.)

Ein Tipp:

Überlegen Sie sich vorher etwas Besonderes.

Das kann ein einfacher Artikel sein, der für Ihre Zielkunden von Interesse ist. Bis hin zu aufwendigen Veranstaltungen oder Webinaren.

Hier mehr Möglichkeiten, mit Kunden in Kontakt zu bleiben.

#5: Zum Hörer greifen: Wie Sie sich selbst überlisten

Dafür gibt es einen einfachen Weg: Schreiben Sie auf, wann Sie wie viele Akquise Anrufe durchführen werden.

Und dann tragen Sie es in Ihren Kalender.

Was nicht im Kalender steht, wird nicht getan.

Auch wenn wir uns Telefonakquise noch so oft vornehmen – so funktioniert es nicht.

Sie stellen abends lediglich fest, dass es irgendwie dadurch-gegangen ist.

Sie müssen sich selbst austricksen …

Weil Sie viel zu tun haben.

Sie sind nicht faul, doch es gehen die Dinge unter, die um mehr Aufmerksamkeit buhlen. Und die womöglich etwas weniger unangenehm sind.

Wenn Sie es planen und aufschreiben stehen die Chancen besser.

Alle paar Monate 20 halbherzige Anrufe durchführen und sagen: Telefonakquise funktioniert nicht, ist keine Lösung.

Doch wenn Sie wissen, was Sie tun werden, setzen Sie sich morgens an Ihren Computer. Vor sich eine Tasse Kaffee oder Tee. Sie öffnen Ihre Datenbank und finden Ihre Kundenkontakte.

Sie sehen, dass Sie heute 10 Kunden anrufen müssen. Ihre Wiedervorlage für den Tag. Sie wissen, mit Ihrer neuen Organisation dauert das insgesamt etwa 45 Minuten.

Das ist nicht schlimm, wispert der Schweinehund. Kein Problem…

Lesen Sie hier mehr zu dem Thema:

#6: Routinen für die Kundengewinnung per Telefon

Dokumentation zeigt, wo Sie stehen und ermöglicht Analyse.

Dazu gehört, dass Sie die Recherche nach Durchwahlen oder Ansprechpartnern nicht in Ihrer Akquise-stärksten Zeit durchführen.

Die ist üblicherweise vormittags.

Deshalb bietet es sich an, Recherche auf die Nachmittags- oder Abendstunden zu legen.

Oder Sie lassen das machen.

Entscheidend ist, dass Sie Routine bei der Kundengewinnung bekommen.

Dann erledigen Sie sie.

Ein Beispiel für eine Telefonakquise Routine:

Sie öffnen Ihre Telefonliste. Der erste Kontakt ploppt hoch und erinnert Sie daran, dass Sie Monika Mustermann von MaiTai & Co. anrufen wollen.

Sie lesen: Frau Mustermann hat Unterlagen von Ihnen erhalten. Bat darum, in drei Wochen erneut anzurufen, weil der Chef der Abteilung Export, der in die Entscheidung einbezogen wird, im Urlaub war.

Sie sehen auf Ihre Notizen.

5.8.16: Kein akuter Bedarf. WV in 4 Wochen.

5.9.16: Chef möchte Unterlagen per email. WV in 2 Wochen.

20.9.16: Unterlagen angekommen. Noch keine Zeit. WV in 4 Wochen.

20.10.16: Thema wird in Q1 akut. WV.

15.1.17: Präsentationstermin mit drei GF´s.

25.1.17: 2. Termin in 14 Tagen …

Dieser gesamte Vorgang hat Sie mit Eingabe der Daten und Versendung von Informationen etwa eine Stunde gekostet. Maximal.

Sie wissen jederzeit, was der Stand der Dinge ist – auch wenn ein Kunde anruft.

Mitarbeiter oder Kollegen sind informiert, wenn Sie nicht im Büro sind. Das trägt dazu bei, dass Sie sich am Telefon sicher und wohl fühlen.

Sie sind absolut zuverlässig dank Ihrer automatischen Wiedervorlage, was das Vertrauen von Kunden gewinnt. Sie versenden gewünschte Informationen schnell und nutzen jede Kontaktmöglichkeit, denn Sie wissen, dass Sie 7 bis 14 Kontakte vor einem Kauf benötigen.

Mittlerweile mögen Sie Telefonakquise, weil Sie wissen, dass Ihre Anrufe kein Problem darstellen.

Am meisten gefällt Ihnen, dass Sie die Telefonnummer Ihres Kunden aus der Datenbank mit nur einem Mausklick anwählen. Und weil Sie so die Akquise besser organisieren können Sie bei der Kundengewinnung Zeit sparen.

Sie arbeiten wie ein Profi. Und Sie fühlen sich wie ein Profi.

Mehr dazu hier:

#7: Planen Sie einen Akquise-Loop

systematische kundengewinnung
Sie benötigen sinnvoll aufeinander abgestimmte Akquise-Kontakte.

Für erfolgreiche Akquise am Telefon benötigen Sie mehrere Kontakte.

Doch die müssen nicht ausschließlich am Telefon stattfinden.

Deshalb überlegen Sie sich vorher, wie Sie diese Kontakte gestalten.

Sie benötigen eine Akquise Strategie.

Sonst machen Sie Ihren ersten Anruf und wissen nicht, was Sie beim zweiten Mal sagen sollen.

Dazu gehört, dass Sie Unterlagen vorbereiten, die Sie Interessenten zusenden können.

Ideal ist es, wenn Sie früh telefonieren und alle Unterlagen versenden, wenn telefonische Akquise weniger ungünstig ist.

Ein Tipp: 

Achten Sie darauf, dass Ihre Unterlagen leicht „konsumierbar“ sind. Es hilft nichts, Kunden mit Informationen zu überfrachten. Denn dann landet Ihre E-Mail sofort im elektronischen Mülleimer.

Was schade wäre.

Lesen Sie hier mehr dazu:

Zusammenfassung

Wer heute Neukundengewinnung per Telefon durchführen will, hat es eigentlich sehr leicht.

Denn es gibt nur wenige Anbieter und Verkäufer, die Telefonakquise professionell betreiben. Weshalb man sich positiv von Mitbewerbern unterscheiden kann.

Wenn Sie die Akquise organisieren, verschaffen Sie sich automatisch einen weiteren Vorteil.

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