Das Sekretariat überwinden: 11 Wege für diplomatische Zeitgenossen

Für viele Verkäufer ist es nicht leicht, wollen sie an der Sekretärin vorbeikommen und mit dem Entscheider sprechen.

Egal wie gut jemand sonst ist.

Hinzu kommt:

Es wird immer schwerer gestresste und überlastete Firmenkunden überhaupt zu erreichen.

Falls Sie sich nicht damit wohl fühlen, als „Vorzimmer-Rambo“ aufzutreten und …

… stark bezweifeln, ob Sie damit bei potentiellen Kunden punkten, dann ist dieser Artikel für Sie.

Wir zeigen Ihnen 11 Wege, wie Sie diplomatisch an der Sekretärin „vorbeikommen“

Obwohl „vorbei kommen“ trifft es nicht wirklich. Es geht vielmehr darum, wie Sie die Hüterin des Terminkalenders davon überzeugen, dass sich ein Gespräch mit Ihnen wirklich lohnt.

Das Zauberwort heißt hier: Vorbereitung. 

Und wie Sie Wege nutzen, die anderen zu aufwendig sind.

Einige der Strategien kennen Sie womöglich … aber wir dachten uns: Bei diesem Thema lohnt sich eine Erinnerung bestimmt.

„Inkludieren“ Sie sie …

Es gibt eine Sache, auf die praktisch jede Sekretärin empfindlich reagiert: Wenn sie das Gefühl hat, dass sie außen vor gelassen wird.

Aus einem einfachen Grund: Sie ist schließlich für das Filtern eingehender Anfragen zuständig.

Schließen Sie sie aus, erschweren Sie sich das Leben unnötig.

Besser ist es, wenn Sie sie von Anfang an mit einbeziehen.

Die Kunst liegt darin, dennoch die Fäden des Gesprächs in der Hand zu halten. Fragen Sie beispielsweise, wann ihrer Meinung nach ein günstiger Augenblick ist, Herrn oder Frau Entscheider zu erreichen:

„Frau xx, ich weiß, dass Frau Müller sehr beschäftigt ist. Wann ist es in der kommenden Woche günstig?“

Legen Sie eine gute Grundlage …

Vor Jahren sagte mir jemand, dass sie einfach keine Lust hat, „mit diesen ungebildeten Wachteln zu sprechen“.

Mit dieser Einstellung gibt es gleich zwei Probleme:

  • Wer Wachteln sieht, der trifft auf Wachteln.
  • Wer Menschen abschätzig betrachtet, öffnet keine Türen.

Auch wenn die eine oder andere Assistentin womöglich „sperrig“ reagiert … es ist unser Job uns so zu verhalten, dass sie uns die Tür öffnen möchte.

Nicht umgekehrt.

So manche Assistentin der Geschäftsleitung ist zudem für die Vorauswahl von Anbietern zuständig … sie sagt es jedoch nicht.

In vielen Firmen hat die Sekretärin mehr Mitspracherecht, als „nur“ das Durchstellen von Anrufen, © peshkova – Fotolia

Starten Sie wichtig …

Dieser Tipp ist noch aus meiner Zeit als Headhunter von meinem damaligen Chef, einem Ex-Vorstandsvorsitzenden. Er sagte:

Wer einen Vorstand oder Geschäftsführer anruft, der ist wichtig. Oder zumindest fühlt er sich so ….

Und das bedeutet, er klingt auch wichtig. Selbstbewusst, mit natürlicher Autorität.

Keineswegs hat er oder sie Angst vor der Sekretärin.

Und er versucht auch nicht, sich mit ihr „lieb Kind“ zu machen.

Wenn Sie die Persönlichkeit und das Selbstbewusstsein dafür haben, funktioniert dieser Tipp sehr gut.

Sagen Sie einfach: Mike Lekies hier. Stellen Sie mich bitte zu Frau Müller durch.

Steigen Sie hoch ein …

Diese Strategie eignet sich nur bei komplexen Dienstleistungen. Setzen Sie sie deshalb bitte vorsichtig ein. Ziel ist es, „von oben nach unten“ verbunden zu werden.

Steigen Sie dafür „hoch“ ein, beispielsweise bei der Assistentin der Geschäftsleitung, Geschäftsführung, VP o.ä.

Tragen Sie Ihren Pitch kurz und präzise vor.

Auch wenn Ihr Ansprechpartner auf einer unteren Management Ebene ist, kann es helfen, von diesem Level telefonisch angekündigt zu werden.

Steigen Sie breit ein …

Bei dieser Strategie geht es darum, viele (sinnvolle) Kontakte in einem Unternehmen zu machen, um so viele Informationen wie möglich zu gewinnen.

Denn „Wissen ist Macht“ besonders bei der Telefonakquise.

Je mehr Informationen Sie besitzen, umso präziser können Sie Ihren Einstieg bei einem hochrangigen Entscheider vorbereiten.

Beispielsweise durch Aussagen, die Sie gehört haben:

„Herr Müller wies mich darauf hin, dass Sie die richtige Ansprechpartnerin sind, wenn es um die Evaluierung zum Thema … geht. „

Recherche bei der Kundenansprache
Je mehr Sie über die Führungskräfte in einem Unternehmen wissen, umso besser

Nutzen Sie Social Media

„Wenn die Vordertür geschlossen ist, dann finden Sie einen anderen Eingang …“

Will heißen: Recherchieren Sie einen Ansprechpartner, der Sie entweder zu Ihrem Entscheider weiterleitet oder mit Ihnen spricht.

Der Vorteil am Verkauf an Firmenkunden liegt bei den vielen Möglichkeiten.

Da die meisten zu träge sind, ist das Ihre Chance.

Finden Sie einen Champion, der Ihr Angebot, Ihre Lösung für Sie weiterträgt und Ihnen hilft.

Nutzen Sie „freie“ Telefonzeiten

Finden Sie die üblichen Bürozeiten der Sekretärin heraus. Und dann rufen Sie gezielt außerhalb dieser Zeiten an.

Sehr früh und sehr spät, besonders an Freitagen.

Dadurch erhöhen Sie Ihre Chancen, dass der Chef selbst an den Apparat geht.

Nutzen Sie Brückentage

Viele Führungskräfte nutzen Brückentage, um Liegengebliebenes aufzuarbeiten.

Dazu gehören beispielsweise auch die Tage „zwischen den Jahren“.

Ich konnte immer wieder sehr gute Gespräche mit Entscheidern einfädeln und den Kontakt „aufwärmen“, ganz einfach weil ich die einzige war, die in dieser Zeit anrief.

Versuchen Sie es.

Social Media zur Kundengewinnung
Nutzen Sie neue Strategien, beispielsweise Social Media zur Kontaktaufnahme

Steigen Sie „falsch“ ein

Rufen Sie jemanden an, von dem Sie wissen, dass er oder sie nicht der richtige Ansprechpartner ist, Sie jedoch weiter verbinden kann.

Oder zumindest die Durchwahl parat hat.

Dieser Tipp ist eher unkonventionell, funktioniert jedoch sehr gut.

Einmal ist keinmal

Wer nur ein oder zwei Mal versucht, einen bestimmten Kontakt zu erreichen, der kann es eigentlich gleich sein lassen.

Natürlich geht es nicht um Telefon-Stalking.

Doch in bestimmten Branchen müssen Sie einfach hartnäckig sein.

Kombinieren Sie …

Dies ist der bei weitem erfolgreichste Tipp. Und zwar sowohl für uns, wenn wir das Telefon zur Kundenakquise nutzen, als auch für unsere Klienten.

Er kostet etwas Zeit in der Vorbereitung.

Doch da sich kaum jemand diese Mühe macht, gewinnen Sie an Aufmerksamkeit und unterscheiden sich von Ihren Mitbewerbern.

Nutzen Sie ein „Entrance-Paper“.

Das kann ein kurzer Vortrag sein oder ein kurzer Bericht. Darin legen Sie dar, welche Gefahren, Verluste oder verpassten Chancen ein bestimmtes Thema, das mit Ihrem Angebot verknüpft ist, für Kunden bedeutet.

Viele Kunden wissen nicht, dass oder warum sie eine bestimmte Dienstleistung benötigen.

Steigen Sie dort mit einem Sales Pitch ein, ist das vollkommen sinnlos.

Erfolgreicher ist es, mit wertvollen Informationen einzusteigen.

Zusammenfassung

Wollen Sie das Sekretariat überwinden und an der Assistentin vorbei kommen, müssen Sie im wahrsten Sinne des Wortes „früher aufstehen“. Sie ist normalerweise die Hüterin des Vorzimmers und unerbittlich.

Doch es ist möglich, wenn Sie hartnäckig bleiben.

Nutzen Sie unsere Strategien und denken Sie daran – Ihre Konkurrenz gibt sehr viel eher auf.

 

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