Wann sollte man Angebote nachfassen oder nachverfolgen?
Gibt es eine Daumenregel für die Anzahl von Tagen, die man warten sollte, bevor man sich wieder meldet?
Oder gilt ein allgemeines: So schnell wie möglich, damit der Kunde nicht bei jemand anderem landen kann?
Die Frage hat uns eine Leserin gesendet. Und es ist eine sehr gute Frage.
Dafür gibt es keine einheitliche Antwort à la: Drei Tage.
In diesem Artikel geben wir Ihnen die entscheidenden Informationen, damit Sie für Ihre Branche und Ihre Angebote die perfekte Follow-Up Strategie bestimmen können.
Der optimale Zeitraum bei der Nachverfolgung von Angeboten hängt von zwei Faktoren ab:
Faktor #1: Das Angebot selbst und die Länge der Verkaufszyklen
Eine unserer Kundinnen bietet Catering, beispielsweise für Hotels. Werden Informationen für eine solche Dienstleistung nachgefragt, sollte man schnell nachfassen.
Sonst landen diese Kunden bei der Konkurrenz.
Sie sollten das Angebot schnell nachverfolgen.
Wenn ein Hotel eine Hochzeit oder eine Sylvester-Party ausrichtet und Catering sucht, holt sich der zuständige Mitarbeiter mehrere Angebote und will sich schnell entscheiden. Es gibt einen natürlichen Zeitdruck, weil die Feier zu einem bestimmten Termin ist.
Bei derartigen Angeboten ist der Verkaufszyklus meistens kurz.
Für einen Abteilungsleiter der nach Teambildungsmaßnahmen sucht, sieht die Sache anders aus. Die Entscheidung hängt selten an einem festen Datum. Niemand, der nach interkultureller Kommunikation sucht, hat schlaflose Nächte oder tritt sofort mit fünf unterschiedlichen Anbietern in Kontakt.
Diese Kunden sind gespannt, was der Markt zu bieten hat.
Sie haben vielleicht einen Artikel darüber gelesen und fragen sich, ob ein solches Training etwas sein könnte. Aber sie überschlagen sich normalerweise nicht. Coaches oder Trainier haben tendenziell längere Verkaufszyklen und können sich mehr Zeit lassen mit dem Nachfassen von Angeboten.
Es ist jedoch kein Fehler, sich zügig wieder in Verbindung zu setzen. Wählen Sie einen Zeitraum, der Ihnen sinnvoll erscheint. Der richtige Umgang mit einem Kunden hängt auch von der Branche ab, in der er tätig ist.
Manche Firmenkulturen sind besonders schnelllebig
Beispielsweise amerikanische Unternehmen, wo Ansprechpartner ein Tempo erwarten, das in einem deutschen Unternehmen als hektisch gelten würde.
Wer sich dort zu viel Zeit mit dem Nachfassen lässt, wird womöglich als an dem Auftrag desinteressiert angesehen.
Was definitiv ein K.O. Kriterium ist, wenn es an die Auftragsvergabe geht.
Das bekräftigt ein Artikel der Harvard Business Review, wonach der wichtigste Kritikpunkt von Kunden ist, dass sie immer wieder von vorne anfangen und einem Anbieter alles erklären müssen, weil sich niemand um ihr Anliegen gekümmert hat.
Das äußerten immerhin 56% der Befragten.
Geschwindigkeit ist nicht immer gut
Wenn es um Geschäfte mit Behörden geht, ist eine entspannte Haltung oft günstiger. Ansprechpartner könnten sich sonst gedrängt fühlen. Deshalb ist das sinnvollste, beim jeweiligen Kontakt zu besprechen, wann der nächste Schritt stattfinden soll.
Als Daumenregel gilt: Je höher die Investition, je länger die Umsetzung des Angebots dauern wird, umso länger dauert der Verkaufszyklus.
Sollte sich der Gesprächspartner nicht melden, obwohl es vereinbart war, nicht sofort verzagen. Oft liegt es daran, dass die Ansprechpartner keine Zeit haben, das Angebot anzuschauen.
Das ist wichtig: Es liegt nicht immer daran, dass Ansprechpartner nicht wollen oder nicht interessiert sind. Sie vergessen es im Arbeitsalltag schlichtweg, zu reagieren.
Weshalb die Verabredung des nächsten Schrittes so wichtig ist, was wir im Faktor # 2 zeigen.
Zwei E-Mail-Tipps, die für uns gut funktionieren
Eine E-Mail, mit dem Inhalt:
Bitte lassen Sie mich kurz wissen, ob Sie noch an meinem Angebot interessiert sind…
Oder humorvoll, beispielsweise:
Hallo Frau x, falls Sie für meine Dienstleistung wider Erwarten im Moment keine Verwendung haben – ein kurzes ZN (zurzeit nicht) als Rückantwort genügt. Ich weiß, Sie haben viel zu tun und ich möchte für Sie nicht zu einer zusätzlichen Nervensäge werden…
Wir haben damit gute Erfahrungen gemacht, weil es das Unangenehme aus der Situation nimmt. Der Anbieter muss sich nicht als Störenfried vorkommen und der Kunde muss kein schlechtes Gewissen haben.
Spielen Sie mit Formulierungen und Worten.
Für Kunden ist Ihr Angebot wahrscheinlich nur eines unter vielen. Für Sie ist die Situation ganz anders. Was zu unterschiedlichem Dringlichkeitsempfinden führt.
Der nächste Punkt ist mein Favorit zum Thema: Angebote Nachfassen.
Faktor #2: Erwartungshaltung lenken, Zügel in der Hand halten
Beim Follow up mit Geschäftskunden ist es wichtig, die richtige Erwartungshaltung zu setzen. Und zwar von Anfang an.
Wenn man Kunden den Zeitpunkt, wann ein Follow Up sinnvoll ist überlässt UND auf einen Treffer hoffst, ist das etwa so, als ob man versucht, auf ein bewegtes Ziel zu schießen. Das geht meistens schief.
Oder besser gut, denn wir wollen ja keine verletzten Kunden…
Wenn man dabei die Erwartungshaltung der Kunden in punkto erneuter Kontaktaufnahme nicht trifft, geht man das Risiko einer negativen emotionalen Situation ein. Der Kunde wartet womöglich auf das Angebot. Oder er will die Bestätigung, dass man den Auftrag auch will. Oder er denkt, dass Sie denken müssen, weil …
Was ein wenig an die Kommunikation zwischen einem lange verheirateten Paar erinnert.
Doch auf das dünne Brett begebe ich mich jetzt nicht.
Wenn man einen nächsten Schritt klug vorschlägt, ist es sehr wahrscheinlich, dass dieser Schritt auch gegangen wird. Man könnte auch sagen:
Man setzt eine Erwartungshaltung beim Kunden. (Mehr dazu in diesem Artikel.)
Nur wenige Kunden werden in Begeisterungsstürme ausbrechen, wenn man vorschlägt: Kann ich Sie am Ende der Woche erneut anrufen? (Die Ausnahme ist, dass dieser Kunde sein heißes Interesse, mit Dir zu sprechen bereits bekundet hat. Dann reicht diese Formulierung.)
Bei zurückhaltenden Kunden hilft ein Grund für das Nachverfolgen von Angeboten
Und zwar einer, der sich vollkommen normal anfühlt und für die Ansprechpartner wie eine gute Idee scheint. Bittet jemand also lediglich um die Zusendung von Informationen, kann man signalisieren, dass man ihn als Zielkunden versteht. Und kann die Führung im Kundenkontakt übernehmen, indem man zeigt, wie es weiter geht.
Ein Beispiel:
Kann ich Sie Ende der Woche anrufen und mehr darüber erfahren, was Sie suchen und ob eines meiner Angebote für Ihre Bedürfnisse passend ist?
Oftmals erzählt der Kunde ein wenig mehr (wenn es ein echter Kunde ist. Wenn jemand nur Angebote ausspionieren will, erzählt er oder sie nichts.)
Über das, was er oder sie sucht. Oder warum ein anderer Zeitpunkt für einen Nachfass-Anruf günstiger ist.
Das Ziel ist, etwas mehr Gegenseitigkeit zu forcieren, was den Follow up Anruf erleichtert. Man bringt mehr Leben in das Gespräch und macht den kommenden Kontakt persönlicher.
Zusammenfassung
Wann exakt Sie schriftliche Angebote nachfassen oder Akquise Anrufe nachverfolgen, lässt sich nicht einheitlich beantworten.
Es hängt davon ab, in welcher Branche Sie tätig sind und welche Dauer ein Verkaufszyklus üblicherweise hat.
Entscheidend ist: Sie müssen es tun.
Denn damit steigern Sie Ihre Chancen auf den Auftrag deutlich.
Und was könnten Sie jetzt tun? Lesen Sie …
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