6 Tipps, um die Sekretärin zu überzeugen

Wie komme ich an der Sekretärin vorbei? ist eine der häufigsten Fragen, wollen Sie Termine mit Kunden am Telefon vereinbaren.

Was verständlich ist, wenn Sie nicht zum Entscheider vorkommen.

Doch das Problem bei dieser Frage ist, dass sie gleich weitere Probleme beschert:

SIE verkrampfen sich, weil Sie denken:

Wie komme ich an ihr vorbei?

Und sie bemerkt Ihre Anspannung und bezweifelt, dass Ihr Anruf etwas Gutes bedeuten könnte.

Das ist der Start in das Sekretärinnen Desaster

Dabei geht es sehr viel einfacher … Zu Anfang meiner Karriere als Recruiting Manager hatte ich geradezu Angst vor Sekretärinnen. Es gab sogar Kataloge voller Notlügen, die konzipiert wurden, um sein Ziel zu erreichen.

Heute weiß ich, alles falsch.

Denn ob Notlüge oder Lüge, man fühlt sich nicht wohl und klingt gestresst. Und wer allzu forsch auftritt, erreicht noch seltener sein Ziel.

Nach über 150.000 Akquiseanrufen können wir sagen: Es gibt keinen besseren Verbündeten, um beim Entscheider zum Termin zu kommen, als die Sekretärin.

Es kommt nur darauf an, wie man sich verhält.

Hier unsere Tipps, damit Sie nie wieder abgeschmettert werden:

#1: Unterschätzen Sie die Sekretärin nicht

Hochschulabschluss, Jahresgehalt 86.000 €, Personalverantwortung, 4-sprachig …

So manche Assistentin der Geschäftsleitung passt auf diese Beschreibung. Es sind gut ausgebildete Mitarbeiter, die von anderen Führungskräften geschätzt werden. Respektlosigkeit oder Geringschätzung ist da fehl am Platz.

Ich kannte eine Vorstandssekretärin, deren Chef ihr eine eigene Mitarbeiterin für einfache Arbeiten (Fotokopieren, Faxen, Briefe schreiben) zur Seite stellte, weil sie ihm dafür zu gut war.

Wer denkt, dass die engste Mitarbeiterin des Chefs ein Anliegen nicht versteht oder es sie nicht angeht, der sitzt auf einem Pulverfass. Denn Menschen spüren die Haltung des anderen, was die Forschung bestätigt.

#2: Kennen Sie den Namen möglichst vorher

Lassen Sie sich an der Telefonzentrale den Namen der Sekretärin nennen. Oder recherchieren Sie ihn bereits im Vorfeld.

Das signalisiert Respekt und Sie unterscheiden sich von der Masse der Anrufer, die sich diese Mühe nicht machen.

Ein Beispiel: Hallo Frau Mertens, xy hier, bitte verbinden Sie mich mit Herrn Mustermann.

Diese Begrüßung ist persönlich. Sie stellt ohne übertriebene Freundlichkeit eine Beziehung her und die Chance, verbunden zu werden, steigt.

#3: Geben Sie ihr einen Grund, Ihnen zu helfen

Sie können die Chance nutzen und sich von der Konkurrenz von Anfang an positiv unterscheiden. Es beginnt mit dem Verständnis, dass es die Aufgabe der Sekretärin ist, hereinkommende Anrufe zu filtern.

Unwichtiges wird von Wichtigem getrennt. Und das bedeutet für Sie: Formulieren Sie Ihr Anliegen so, dass sie es als wichtig einstuft.

Hier finden Sie ein Anwendungsbeispiel: Vorher – Nachher: Richtige Formulierungen am Telefon. 

Es ist wichtig zu verstehen, dass sie ihren Job schlecht macht, wenn sie einen Anruf einfach durchstellt. Die einzige Möglichkeit, die Sekretärin zu überzeugen ist, ihr einen Grund zu geben, sich für Sie einzusetzen.

#4: Täuschen Sie keinen privaten Kontakt vor

Es gibt keine Möglichkeit, an einer erfahrenen Sekretärin vorbeizukommen, wenn sie es nicht will.

Private Kontakte kennt sie und wird misstrauisch, wenn plötzlich ein Neuer auftaucht. Wenn sie dann ihren Vorgesetzten unterrichtet und der sagt: Kenne ich nicht, haben Sie keine weitere Chance mehr.

Deshalb bleiben Sie bei der einfachsten Strategie, zum Entscheider zu gelangen: Ein Gesprächseinstieg, der sie, die Sekretärin, überzeugt.

#5: Was, wenn sie tatsächlich „mauert“?

Es kann passieren, dass eine Sekretärin ein Telefonat nicht ermöglichen will. Ob sie die Wahrheit sagt oder nicht, wissen wir nicht.

Suchen Sie sich lieber einen anderen Ansprechpartner im Unternehmen und versuchen Sie dort Ihr Glück.

Hier finden Sie Tipps dazu: Akquise von Ansprechpartnern: 7 schnelle Tipps.

#6: Sprechen Sie die Sekretärin so an, wie den Entscheider selbst

Und das bedeutet: Tragen Sie Ihren Gesprächseinstieg so vor, als ob Sie den Entscheider direkt am Apparat haben. Das signalisiert einen ganzen Strauss voller psychologischer Fertigkeiten, die ich Ihnen jetzt erspare.

Am Ende tritt eines von drei Szenarien, ein. Sie sagt

  • „Nein, danke. Brauchen wir nicht.“
  • „Da nenne ich Ihnen den richtigen Ansprechpartner.“
  • „Da verbinde ich Sie mit dem Chef.“

Und Sie sind einen entscheidenden Schritt weiter gekommen.

Diese Vorgehensweise ist extrem wirksam, versuchen Sie es. Aber erst, nachdem Sie einen wirklich überzeugenden Akquise Einstieg erarbeitet haben.

Zusammenfassung

Das alte Bild von der Sekretärin, die den Chef schützt und niemanden an ihn heran lässt, ist antiquiert – und falsch. Im Gegenteil. Bieten Sie etwas an, dass diesem Unternehmen nützlich ist, dann wird sie Sie dabei unterstützen.

Und falls nicht bei ihrem Vorgesetzten bei dem richtigen Ansprechpartner.


 

Dringen Sie zum Entscheider durch?

Falls Sie einen Weg suchen, wie es leichter wird, schauen Sie sich den Kurs Secretary Secrets an. Nein, Sie müssen keine „merkwürdigen“ Taktiken an den Tag legen, um Entscheider zuverlässig zu erreichen.

Klicken Sie hier für Details

© 2018 Business Services Lekies. Alle Rechte vorbehalten.

40 Shares